5 modi per rendere più sostenibili :-) i bilanci di sostenibilità

Elaine Cohen

È sostenibile il reporting sulla sostenibilità? C’è chi dice di sì. La rendicontazione della sostenibilità è più diffusa che mai e la normativa in molti Paesi spinge sempre di più l’informativa non finanziaria. Si direbbe quindi che il reporting sulla sostenibilità sia una prassi ormai consolidata.

Eppure, c’è chi dice di no. C’è chi vede il reporting sulla sostenibilità in subordine rispetto alla nuova tendenza del reporting integrato, mentre altri ancora favoriscono un’informativa interattiva online anziché bilanci veri e propri.

Nel 2015, nel bel mezzo di un’ondata di studi e rapporti pro o contro il reporting della sostenibilità, che cosa possono fare le imprese per integrare i processi del reporting in maniera sostenibile? Oltre al solito elenco di cose che conosciamo già – focus, chiarezza, materialità, rilevanza, equilibrio, strutture, ecc. – ecco alcuni approcci più creativi da prendere in considerazione.

1) Creare entusiasmo nel cda riguardo al reporting

Il reporting sulla sostenibilità viene spesso considerato un elemento aggiuntivo, un progetto per il responsabile CSR, qualcosa che esiste accanto ai “veri” processi di reporting. L’informativa sulla sostenibilità non ha catturato l’attenzione dei vertici aziendali e nella maggior parte dei casi non appare sull’agenda delle riunioni del cda. Per rendere più sostenibile il reporting, è necessario che i consiglieri si entusiasmino dell’informativa sulla sostenibilità. La devono vedere come un vantaggio, un beneficio, un’attività che aggiunge valore e non come qualcosa da tollerare. Siamo sinceri, quanti consiglieri leggono i rapporti sulla sostenibilità delle imprese cui sono responsabili? Quanti consiglieri vengono consultati durante la redazione del bilancio? In quanto stakeholder-chiave, i consiglieri meritano sicuramente un riconoscimento e persino una voce nel rapporto annuale sulla sostenibilità.

Come entusiasmare il cda, coinvolgerlo nel processo di reporting e ottenere la sua approvazione? Ecco qualche idea:

Creare responsabilità nel cda. Ad esempio, si possono organizzare workshop per il cda per aumentare la sensibilità, la conoscenza e il coinvolgimento riguardo ai temi più significativi per la realtà aziendale. Nel 2014, il Global Compact Onu ha lanciato un interessante programma per i cda con l’obiettivo di allineare i consigli di amministrazione delle imprese sui temi della sostenibilità e aiutare i consiglieri ad adottarne i principi. Man mano che i consiglieri approfondiscono le discussioni sulla sostenibilità, cresce la loro consapevolezza nel guidare l’impresa lungo la strada della sostenibilità. Il programma Onu è un buon inizio, ma deve portare a qualcosa in più rispetto alla discussione per generare cambiamenti veri. Dopo l’educazione, quindi, ci vuole azione.

Coinvolgere i consiglieri nel processo di reporting. Aiutate i membri del cda ad essere proprietari del bilancio di sostenibilità, richiedendo i loro contributi. Organizzate interviste singole o a livello di gruppo e pubblicate le loro foto e commenti sul report. Gli stakeholder saranno contenti di vedere un maggior impegno del cda e i consiglieri si sentiranno galvanizzati dal proprio coinvolgimento e dalla dichiarazione di quello che per loro è importante. Il loro coinvolgimento potrà anche rafforzare la loro responsabilità verso il bilancio di sostenibilità e i suoi contenuti. Il coinvolgimento è positivo, ma non basta; va formalizzato.

Elaborare e pubblicare una politica formale del cda riguardo al reporting della sostenibilità. Tale politica dovrebbe descrivere la responsabilità del cda per il reporting della sostenibilità. Deve definire le azioni del cda prima della pubblicazione del bilancio, tra cui una riunione per condividerne il contenuto e autorizzare la pubblicazione. La policy potrebbe anche stabilire che dopo la pubblicazione il cda controlli se il bilancio ha raggiunto gli obiettivi e stabilisca nuovi obiettivi per il successivo ciclo di reporting.

2) Rendere divertente il processo di reporting

Il processo di reporting sulla sostenibilità può essere veramente divertente. Il processo giusto responsabilizza le persone, le sfida, fa in modo che si ascoltino, si parlino, che si trovino persino d’accordo. Ciò riguarda tanto i dipendenti quanto i partner e le organizzazioni esterne, i fornitori, le autorità locali, i consumatori. Piuttosto che invitare le persone a una riunione sul bilancio di sostenibilità (che sbadiglio!), esistono diversi modi per coinvolgerle in attività che le interessano, ottenendo contemporaneamente le informazioni necessarie per il rapporto. Ad esempio: concorsi (“inviateci un video che illustri come il vostro lavoro aiuta a migliorare l’ambiente”), premi (“un weekend per due persone per il primo insieme completo di informazioni di reporting inviato al team corporate”), riunioni con gelato (tavole rotonde sui temi della sostenibilità con stakeholder interni e/o esterni, dove il responsabile dell’incontro porta tanto gelato da mangiare). Vi è un milione di modi per rendere il processo di reporting divertente, anche se, a un certo punto, c’è un bel po’ di duro lavoro da affrontare.

3) Coinvolgere i dipendenti quando il bilancio viene pubblicato

Molti bilanci sostenibilità passano inosservati dagli stessi dipendenti il cui lavoro li ha resi possibili. Cioè, tutti i dipendenti dell’impresa! Dal momento stesso della pubblicazione bisogna coinvolgere i dipendenti. Anziché inviare una email circolare – abbiamo pubblicato il bilancio sostenibilità (che sbadiglio!) – vi sono diversi modi per catturare l’interesse dei dipendenti. Tra gli altri, concorsi a premi (“chi viene citato a pagina 34 del nuovo bilancio? Di quanto si sono ridotte le nostre emissioni di gas serra l’anno scorso?”), giochi (“a quanta distanza riesci a lanciare il rapporto?”) e feedback (gruppi di discussione multidisciplinari, anche utilizzando il web, ognuno dei quali si concentra su una specifica sezione del bilancio, analizzandone il contenuto e formulando proposte per il bilancio successivo). Si potrebbero persino coinvolgere i figli dei dipendenti, chiedendoli di creare un manifesto sul contributo positivo dell’impresa al mondo, cosicché i dipendenti debbano spiegare i messaggi del bilancio ai ragazzi. Naturalmente con premi per i migliori contributi. Ogni impresa troverà una propria strada creativa per sviluppare un processo di coinvolgimento che informi ed interessi i dipendenti. Può darsi che i dipendenti si divertano a leggere il bilancio e a scoprire aspetti dell’impresa, e dei colleghi, che ignoravano. Ma, aspetto ancora più importante, i dipendenti sapranno parlare agli stakeholder di temi importanti in modo informato e consapevole.

4) Spingere il reporting in tutta la supply chain

Quante imprese chiedono ai propri fornitori di contribuire al reporting e li coinvolgono dopo la pubblicazione del bilancio? Il bilancio di un’azienda costituisce sempre di più il punto di partenza e il punto di arrivo dei bilanci di altre imprese. Non sono a conoscenza di qualcuno che abbia cercato di rintracciare un prodotto attraverso tutti i bilanci di sostenibilità delle imprese coinvolte nella sua produzione, dalla materia prima fino alla fine della vita utile – potrebbe essere un esercizio interessante. Eppure, i fornitori sono importanti “facilitatori”di qualsiasi business, e la loro influenza sugli impatti diretti di un’impresa può essere anche significativa. Forse bisogna concedere ai fornitori un ruolo maggiore nei bilanci sostenibilità – i fornitori strategici possono offrire dati, case study e punti di vista specializzati — e magari essi saranno grati di questo riconoscimento, con un conseguente miglioramento della relazione cliente-fornitore. Una volta pubblicato il bilancio, tornare dai fornitori, sottolineare i messaggi chiave, riconoscere il loro ruolo e incoraggiarli ad adoperare pratiche sostenibili nelle proprie aziende: tutto ciò rappresenta un passo essenziale per mantenere viva la dinamica del reporting.

5) Festeggiare chi fornisce i dati

È facile criticare i bilanci di sostenibilità. È facile dire che sono pieni di informazioni irrilevanti. È facile giudicare il reporting come un’attività che tutti quanti sono stati convinti in modo ingannevole a svolgere per ragioni sbagliate e che produce risultati sbagliati. È molto più difficile sostenere il reporting e dire quello che è veramente: un processo di business che aggiunge valore, che coinvolge la gente e che responsabilizza i dipendenti. Chi si occupa del reporting nelle imprese deve non solo svolgere il duro lavoro del reporting – ed è davvero un duro lavoro – ma deve anche gestire le opinioni secondo le quali il reporting non ha valore. I responsabili del reporting nelle imprese vanno celebrati. Il loro è un lavoro veramente tosto. Svolgono un ruolo critico nell’aiutare l’impresa a progredire in modo sostenibile e nel creare un futuro per il business. Ho detto spesso che il reporting è un catalizzatore per la performance, e i migliori reporter sanno utilizzare il processo di reporting per alimentare il cambiamento. Fate in modo che il responsabile del reporting della vostra azienda riceva il rispetto che merita, abbia le risorse di cui ha bisogno e ottenga l’attenzione del management al momento giusto. Coccolate il vostro reporter e fate in modo che abbia tutto il gelato che gli serve per completare l’intero ciclo di reporting.